Gérer la mobilité : faut-il laisser champ libre aux membres de votre équipe avec leurs appareils mobiles?
Pour une main-d’œuvre qui maîtrise de mieux en mieux la technologie, un ordinateur de bureau est aussi démodé qu’une machine à écrire. Les travailleurs sont de plus en plus nombreux à utiliser le nec plus ultra des téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs portables et appareils électroniques pour se tenir informés et rester branchés. En tant que gestionnaire, il existe de multiples avantages à laisser les membres de votre équipe utiliser leurs appareils préférés.
La flexibilité. Les appareils mobiles permettent aux employés de travailler après les heures de bureau, ailleurs qu’au bureau. Par exemple, un logiciel d’accès à distance permet à un employé qui a de jeunes enfants de travailler de la maison, consacrant moins de temps à se déplacer et plus de temps à sa famille tout en étant capable d’accomplir les mêmes tâches.
La collaboration. Les appareils mobiles permettent aux employés de partager de l’information avec leurs collègues et leurs clients plus facilement. Il leur suffit d’effleurer un bouton (ou un écran tactile) pour aller chercher de précieux renseignements au cours d’une réunion.
La productivité. Les appareils mobiles modernes sont dotés de nombreux outils pour aider votre équipe à être plus efficace. Les employés peuvent également être plus productifs s’ils disposent d’appareils personnels qu’ils sont à l’aise d’utiliser.
L’accessibilité. Bien des choses peuvent survenir après 17 h. Les appareils mobiles permettent aux membres clés de votre équipe de demeurer accessibles, si vous avez besoin de faire appel à leur expertise après les heures de bureau.
Toutefois, les employés qui utilisent leurs propres appareils pour travailler s’exposent à des risques et des problèmes graves, qui touchent par exemple :
La sécurité. Plusieurs employés doivent accéder aux données confidentielles de l’entreprise et des clients dans le cadre de leur travail. S’ils peuvent obtenir ces données à partir de leurs appareils, le risque que ces données soient piratées ou perdues, ou encore qu’elles tombent dans de mauvaises mains, est accru.
Le soutien. Si aucun membre de votre équipe n’utilise le même type d’appareil, il est plus difficile pour le service des TI de votre entreprise de fournir les mises à jour et le soutien des applications d’entreprise. De plus, les applications ne seront pas nécessairement compatibles avec tous les appareils.
Les distractions. Médias sociaux, jeux, films... les appareils personnels constituent une source intarissable de divertissement.
Même si cela pose un défi, il s’avère possible pour de nombreuses organisations de permettre aux employés de travailler avec leurs propres appareils mobiles en prenant des mesures pour atténuer les risques. Voici des pratiques exemplaires que vous pourriez appliquer :
Établissez un cadre clair. Définissez des politiques claires dès le départ pour établir quand, où et comment les appareils personnels peuvent être utilisés pour accéder aux données de l’entreprise ou les partager. Par exemple, vous pourriez permettre aux employés d’accéder seulement à leurs courriels avec leurs appareils personnels et limiter l’accès aux données confidentielles de clients aux ordinateurs en réseau de vos bureaux.
Veillez à la sécurité. Tout appareil utilisé par un employé pour accéder à des données confidentielles devrait être sécurisé. Si un membre de votre équipe utilise sa propre tablette, par exemple, assurez-vous qu’elle est dotée d’un mot de passe fort, d’un antivirus à jour et de pare-feu.
Éduquez les employés. Si l’accès aux données sur les appareils personnels est restreint pour des motifs de sécurité, prenez le temps d’expliquer les politiques qui sous-tendent cette restriction à votre équipe. Les employés respecteront les politiques de bon gré s’ils en comprennent la raison d’être.
Sollicitez les commentaires des membres de votre équipe. Puisque l’équipe est directement touchée par les politiques technologiques de l’entreprise, il est sage de chercher à connaître son opinion avant d’appliquer des règles et des restrictions. Faites un sondage informel pour savoir quel type d’appareils vos employés désirent utiliser et les renseignements liés au travail auxquels ils voudront accéder lorsqu’ils sont en déplacement. Tentez de trouver un équilibre entre leurs préférences et les limites imposées par votre budget et la sécurité.
Parlez d’argent. Les employés pourraient s’attendre à se faire rembourser les dépenses professionnelles liées à l’utilisation de leurs appareils personnels. D’emblée, discutez des frais que votre entreprise remboursera.