La gestion du temps et les priorités
Nous pouvons tous avoir une surcharge de travail. Cependant, lorsque celle-ci se produit, il devient important d’établir des priorités et de gérer notre temps avec efficacité. Bien qu’il ne soit pas difficile d’établir un plan de gestion du temps, le problème consiste à assimiler l’habitude de gérer votre temps, d’effectuer des analyses périodiques de votre plan et de le réviser jusqu’à ce qu’il vous convienne.
Des conseils pratiques
Pour épargner du temps, vous devez :
- effectuer la même tâche en moins de temps
- utiliser le temps perdu précédemment
- transporter vos documents avec vous afin d’y travailler pendant que vous attendez ou durant vos moments libres
- planifier votre horaire et tenir un agenda
- dresser une liste quotidienne de choses à faire
- éviter de remettre au lendemain
Pour mieux gérer votre temps, efforcez-vous de :
- préciser et noter vos objectifs à court et à long terme dans les principaux aspects de votre vie
- répartir vos projets en tâches réalisables et d’y effectuer des mises à jour au besoin
- fixer les priorités et d’évaluer le temps qu’il faudra consacrer à chacune des tâches; garder à l’esprit ce qui doit être fait en premier et les échéances fixées
- créer, maintenir et utiliser des listes de choses à faire que vous noterez à votre agenda
- mettre l’accent sur les tâches prioritaires et le respect des échéances
- vous demander souvent : « Comment puis-je optimiser mon temps? » et de passer à une autre tâche, s’il y a lieu
Des techniques en gestion du temps
Pour améliorer votre productivité :
- Dégagez votre bureau et planifiez vos activités du lendemain
- Notez d’abord les activités prévues à une heure précise (par exemple, les réunions), puis les tâches à accomplir dans le cadre de cette activité
- Après avoir établi l’ordre de priorité de vos tâches, dressez une liste des choses à faire, et accomplissez les tâches selon l’ordre prévu
- Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour effectuer toutes les tâches, en tenant compte des interruptions quotidiennes normales
- Effectuez les tâches difficiles lorsque vous êtes en pleine forme; ne remettez pas à plus tard celles qui sont importantes, mais désagréables, car elles sont rarement plus intéressantes une fois reportées
- Fixez des échéanciers et respectez-les; une tâche ne devrait pas prendre plus que le temps prévu
- Consacrez un moment précis de la journée à des tâches routinières, entre autres, l’ouverture du courrier, les discussions avec votre supérieur, la vérification de vos courriels
Prévoyez des pauses à des moments où vous n’arrivez pas à travailler efficacement. L’établissement d’un ordre de priorités et la gestion du temps sont des habiletés essentielles au travail. Elles vous aideront à terminer facilement vos projets, elles réduiront votre stress et feront de vous un employé précieux. Il s’agit d’un cycle de travail positif!